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大学のサークル・委員会・学生団体で引継ぎが重要な理由とは?引継ぎを通してよりよい団体を作る方法を解説

 

大学のサークルや委員会では、引継ぎが重要です。ここでは、引継ぎの仕方、引き継ぎんポイント、なぜ引継ぎをする必要があるのか、何を意識して引継ぎをすればよいのか、よりよい団体作りを行うための引継ぎとは何か、といった点から、大学生が引継ぎを行うメリットを考えます。自身にも学びがあり、就活にも活きることでもあるので参考にしてください。

大学のサークル・委員会・学生団体では引継ぎが重要な理由とは?

会社の場合、同じ内容の仕事に長期間取り組むことも多いです。

まったく同じ仕事でなくても、日々の業務の中で経験を積み、トライアンドエラーを繰り返しながら、できるようになったことを会社に還元していきます。

 

 

しかし、学生の組織の場合、運営の中心となる学年は毎年変わります。

 

大人は日々の業務ですが、学生の組織でできる同じような企画やイベント、その他の活動は1年の中で何回あるでしょうか?

 

学園祭が年1回のように、それほど携われる活動量は多くないのではないというのが現状です。

 

大学生は時間があり、活動期間は数年あり長いと思うかもしれませんが、意外と経験できることは少ないものです。

 

慣れてきた頃には、「ハイ、引退です。お疲れ様でした!」といって華々しく引退していく先輩たち。

 

引退までに数年間で経験したこと、そこから得たものはすべて引き継がれるのでしょうか?

 

 

 

 

現実には、そうではありません。

 

 

もちろん、タスク面での引きつぎは皆やります。

 

しかしそれは、昨年の資料や企画書であり、やることリストでしかない場合がほとんどでした。「○○月△日 までにこれをやり、この順番でやって、これを決めて…」

 

しかし、そんなものは引きつぎではありません。不十分です。

 

その人がその活動で得たもの、やりがい、感じたこと、楽しかったこと、つらかったこと。

 

これらも含めての引きつぎです。

 

私が経験してきたことで例を出します。冊子を例にして言えば、「この日までにページ構成を決めて、この日までに内容を決めて…」などという項目が先輩から申し送りされました。

 

スケジュール、予算、その他やるべきことも。

 

ですが、以下のような内容は、まったく引き継がれませんでした。

「よい冊子とは何か?」
「冊子作成のPCソフトを使ってよりよいものを作るコツ」
「ページタイトルの考え方」
「見出しの付け方」
「デザイン面の配慮」
「この企画をやる意義やモチベーション」
「その他この企画を経て成長できること、この企画をきっかけに学べること」
「交渉するときに注意すること」
「ページを作る時にはどんな人が読むか、どういう風に感じてほほしいか考えて」

 

などといった、より自身がつかみとり、成長し、学び、自身にとっても組織にとってもよりよい企画になるための引継ぎは、正直皆無でした。というか、先輩はそんなことを意識もしていなかったようです。

 

周囲を見てみると、そんな先輩が多かったですね。ですから、私は自分自身でそれらをつかみとらなくてはなりませんでした。多くの失敗もしましたし、効率の悪いやり方もしました。

 

そして、それらに気づくのは高い頻度で遅れました…。

 

上述したような点を、あらかじめでも、活動の中ででも、気づいたタイミングで指摘し、よりよい案や方法を指し示し、絶えず私の強みを引き出し弱みを自覚させ、悪い点を見つけたら即座に改善命令ならぬフィードバックができる、そんなメンター的人材にそばにいてほしかった、と思います。

 

 

 

ですが、代は毎年変わる分、自身が経験したことを毎年引き継ぐって、とても大変なことだなとも思います。

 

自分がある企画の責任者として経験を積むのは、多くても数回ではないでしょうか。それを経験しながら、引退が近づく時期には引きつぎをしなくてはならない。

 

1年~3年くらいでしょうか、代の活動期間は。

 

でも、その中で最前線で経験を積みながら、それを自分が組織からいなくなる前に後輩に引き継がなくはならないわけです。そして教えてしっかり分からせるのにも相応の時間がかかるわけで…。

大学生のサークル、委員会、学生団体は効率の悪い組織

つくづく、大学生のサークル、委員会、学生団体は効率の悪い組織だと思います。

 

毎年共通の引き継ぎ事項をすべて映像にでとって研修ビデオとして事前に渡すか、細かく記載した分厚い引継書を作り、毎年必要な部分のみ改変するとか、そのような人材育成が自然に無理なく、各代の負担も少なくなるように行っていけるとよいのですが…。

 常に引継ぎを意識すること・タスクのみならず着眼点を指し示し、人材育成をするまでが引継ぎ

サークル、委員会、学生団体において、最前線で経験も積みながら、徐々に引き継ぐこともどんどんしていく。

 

それくらいでちょうどよいのではないかと思います。

引退間際で引き継げる程度のものは、事務的な最低限のものでしかない。私はそう思います。

 

たとえば、運動部で、日ごろからフォームやボールの空気の入れ具合など、細かいところまで口うるさく言ってくれる先輩はいませんでしたか?

 

実はそのような点まで指導してくれる方が、組織で活躍する方は成長しますし、やりがいを見出していくし、自分なりのこだわりや、楽しみ方や、物事の奥深さを感じ取ることができるのです。

引き継ぐべきものがたくさんあるほど、自身が活動の中から多くを感じ、教えられるようになること。

 

それを意識して活動するだけでも、自身にとって価値の高い活動になります。給与以上に得られるもの、感じ取れるもの、プラスになる経験となるのです。

失敗は防げるものは防げるように、徹底的に人材育成すること

やってみて失敗して覚えるというやり方もあるのですが、たとえば冊子でデザインスキルがないままに編集をさせるような、「前提知識や得るべきもの」なしに失敗させるようなことはなるべく避けるのが理想です。

 

ですから、冊子企画の責任者に初めてなる者は、企画の内容案を考えたり、数々の決めごとをこなし、報告書や企画書、ミーティングの進行なども行ったりする中でも、自身が編集時に必要なスキルや着眼点を必要時までにある程度網羅的に把握してインプットすることを終了しておくか、それができるスペシャリストの部下を、同じ代に育成しておくように手配しておく必要性があります。

 引継ぎをしっかり行うなら忙しくなるかも

とても忙しいです…。毎年主力となる代が変わることのデメリット、大変さが出てくるところですが、仕方がありません。

 

でもその分、デメリットを早めに理解した上で常に引きつぎを意識して活動することで、企画の成果が最大になります。

 企画やパフォーマンスが最大限の価値を持ち続けるような事前のフィードバックとアフターケアを

冊子や企画は「生もの」であり「1回もの」です。たとえば、「コンサートのチケットを買って行ったが大失敗だった。観客の満足度は低いが、運営側は反省し、次につなげようと前向きに成長できた、よかったよかった」では困るわけです。

 

同じ代で行う特定の日、特定の企画は、1回のみです。同じものは2度とない、1回勝負です。

 

冊子もそうです。終わってから、「私はデザインに習熟していなくて質の低いものを作ってしまったが、多くのことを学べた。ためになった。悪い点は反省して学んだ」ということもその人にとってはよいのですが、それなら冊子編集が完了するまでに、インプットしたものをフルに活用できるくらいの準備をすべく、上級生がひたすら教え込むくらいのことをすべきなのです。

 

引継ぎに失敗する多くのサークル・委員会・学生団体が毎年ゼロベースでベンチャー企業を立ち上げる

現実的にこのようなことは難しく、最低限の事務的なタスクの引きつぎに終わり、毎年「新卒社員」による「ベンチャー企業」が立ち上がり、昨年の失敗やノウハウが活かされずに、前の年と同じ苦しみを味わい、同じプロセスをたどる繰り返しが発生しています。

 

また、「自分で考えて欲しい」と思い、まるで引きつぎせずに、後輩を放置する上級生もいますし、あえて昨年の資料を見せないような方もいます。

 

状況に応じこのような対応が必要な場面もありますが、「自分で考えてもらうべき部分」(内容案など)や「教えないと分からない、ないしは結論が見えているから自身でたどりつくまでに時間がかかるくらいなら最初から教えておいた方がよい部分」とをうまく判断して、教えるべきことや着眼点は早めに引きつぐことが求められます。

 

大学生は後輩の適性や性格も考慮して引き継ぐ。人を見ること 

もちろん、そこには適性や、その子の性格や、能力やかけられる時間や熱意等を十分に考慮しての判断が求められます。これも良い経験ではないでしょうか。大変だが価値のある経験とは、このようなプロセスをあるべく姿に全うしたときに形成されるのだと思います。