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大学生がよりよい組織を作り上げるための役割分担・コミュニケーションとは?

 

学生の組織は、毎年運営幹部がごそっと変わり、毎年ベンチャー企業を立てているような面があります。もちろん組織内の部門編成や班など、分業のための仕組みがあるところも多いでしょう。

 

しかし、そのグループ内、班内での分業はうまくできているでしょうか?多くの場合、企画や班の責任者が集まりを提起したりタスクを振り分けることが多いと思われますが、その配分の仕方や進め方はうまくいかないというケースをたくさん見てきました。

 

はじめての慣れないことが多い中、昨年ないし一昨年担当した先輩が面倒を見てくれはしましすが、企画や班のメンバーも毎年変わり、内容も変わるなど、状況は刻々と変化します。

 

人が変われば、「昨年はこの係の人はこの役目を担っていた」といえども、当該の係の人が今年は忙しくてあまり来られないかもしれない。それだけでもタスクの配分は変わるでしょう。

 

何を責任者が行い、何をメンバーが行うか。どこまで責任を持ってやってもらうか。各担当の進行状況ややるべきことはどのくらい進んでいるのか、といったことも把握しなくてはなりません。

 

純粋に任せられる信頼できる人がいない、ふりたい内容が得意な人材がいない、人数が足りない。時間がない。忙しい人がいてあまり連絡が取れなかったり思うように進めてくれない…。このような問題は現実として起こっていました。

 

結果的に多くの場合、企画の責任者が多くを背負い、メンバーが消化不良を起こした分をすべてカバーし、メンバーのタスク消化の遅さや報連相の不徹底を嘆き、「あれはもう終わったのかな?」と不安に思い。このような状況を数多く目にしてきました。

 

メンバーと責任者の企画への熱意の差や、かけられる時間の差もありました。状況に関心を持つ人もいれば、与えられたことを最低限消化するだけで済ませたい、という人も。

 

このような各人の状況も考えないままに、消費税が全日本人に課されるような意味での「平等」でタスクを振り分けたり、関わりを求めたりすることと、それを求められる各人の気持ちやかけられる時間とのギャップにより、衝突が生まれることも事実です。

 

企画のトップ、ないしは多くを担っている人は、「私が一生懸命やっているのに、他の人は全然協力してくれない」と嘆き、「こんなに思い入れを持ったこの企画をよりよいものにしたい!」と熱い思いを抱いていることが多いものです。

 

しかし、その他の人からすれば、「なぜか分からないのに怒っている」「理念や大きいことについて、十分な説明をされておらずただこなすだけ。

 

何のためにこれをやっているのか分からない。モチベーションが見いだせることがない。これならなるべく最低限のことだけこなして、学業や他のプラスになる課外活動でもしよう…」

 

企画のトップはどのようなタスクがあるかを周りに言わず、ほかの人が見えない部分で時間を取られたり、努力している面があります。

 

結果的にメンバーは、ほかの人の現状や、ほかの人が何を行い、全体としてどのようなタスクがあるかを把握できないままに取り組んでいいるのです。

 

タスクの全体像を理解する必要はありませんが、最低限、企画を成り立たせるためには、そして組織を運営することには想像以上に多くのやるべきことがあるという現状は皆が理解しておくべきです。

 

あまり携われないメンバーは、自分が忙しいなどの自分の都合だけを振りかざすのでなく、相手の立場を考えての言動や発言が求められます。

 

「行けない側」の人が、迷惑をかける側に「申し訳なさ」を心の底から感じる必要はなく、「自分は取り組みたくないものだ、あんなことに」などと軽蔑する気持ちがあるのは分かります。

 

しかし、それならばその人なりの態度があります。本心はともかくあくまで控えめに出るのが筋であり、その組織内でそれほど貢献ができないという以上は、他のメンバーに対して、その貢献度に応じた振る舞いをすべきです。

 

それでもその人は一員として受け入れられ、案や意見は対等なものとして扱ってもらうことが企画上はプラスだと思われますが…。

 

請け負っていることを途中でろくに引きつぎもせずに投げ出す、期限に遅れるのに連絡をしない、自分が相手に聞くための時間がないからと分からない点を言葉にして聞くことも打ちあわせもせずに自分の勝手な判断で進めた結果、想定されたものと異なる結果が出てすべてやる直しになるなど、人間として未成熟な学生の組織だからこそ、このような幼稚で身勝手な言動を行う者が残念ながらいることも否定できません。

 

そのような現状も、企画の責任者が一人で悩み苦しみ、影で愚痴を吐き出し一人で泣き崩れストレスをため込むのでなく、企画の他のなるべく多くのメンバーに相談し、気持ちを打ち明けることが望ましいです。

 

その上で、上級生や組織の責任者が、アンテナをはり一刻も早く異常に気づき、身勝手な言動をする者に「教育」ができるかがポイントです。が不適切言動とそれに伴うマイナスを生んだことについて具体的に厳重注意を与え、改善を促す必要があります。

 

ですが、現実には、他人を指導できるレベルではない者も、多く「上級生」の皮をかぶっています。このようなことにならぬよう、下級学年からの積み重ねを大切にしてほしいものです。

 

「サポート役の上級生」には、仕事の進行状況だけを気にする方もいます。どれくらい進んだか。「順調」「もっと急いで」などコメントを与える。

 

出てきた報告書や企画書に赤入れする。そういうことも大事ですが、それよりも報告書や企画書を作った当人とのコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションを取らないとその人の適材適所も分かりませんし、何を考えているかも、状況も分からないのです。

 

一人一人の状況や直面するトラブル、考えていること、他のメンバーと良い雰囲気の中行っているか、タスクの振り方は雑ではないか、あらゆる必要なことに関する共有は十分な水準でなされているか。

 

こういった「書面化」されない面に、あるいは書面化される以前に問題や改善点をすくい上げ、対処していくことが求められるのです。

 

そのためのコミュニケーションです。別に仲良くなる必要もありません。必要なやりとりをし、ともに企画を行う上で支障のないお互いが快適な関係が築ければ良いのです。マイナスは表面化し形になる前に小さなうちに発見し、摘み取っていくことが求められます。

 

「こういう感じで進めようとしているがこれでよいですか?」
「これはどこに置けば良いですか?」
「どんなイメージで何を組み込んでポスターを作れば良いですか?」
という確認も大事です。

 

小さなことから言葉にし、確認し合い、どのようなタスクがあり、どこまで進み、いつまでに終わらせればよいかを、共有が必要なメンバーを考え、その範囲で共有し、その企画で得られることや目標や理念ややりがいもメンバーで共有してモチベーションを高め、悩みや少し困ったことがあっても「このイメージにするためにどうすればよいか悩んでいる」と言葉にして相談し、「期限に3日遅れそうです」というようなことは早めに連絡する。

 

このような地道な言葉に出すコミュニケーションと確認、共有の積み重ねを行える仕組みとチーム内の体制作りがどのくらい徹底できるかで、チームの雰囲気や、仲間と快適に企画を作り上げていけるか、やりがいを感じられ大きな目標を描いて頑張れるか、の土台が決まります。

 

そして、それらがうまく機能すれば、無駄な作業やトラブルも減り、チームでの成果も大きくなります。同じ成果でも、成果を生むために生まれるマイナスも減ります。

 

「それいいね」「それちょっと分かりにくいかも…」という小さな気づきを言葉にすることからも、プラスが生まれます。よい雰囲気の中コミュニケーションを取ることができ、なぜよいのか、なぜ分かりにくいのかを皆で掘り下げ、考え、よりよい方向を考えることができるからです。

 

もちろん言い方は考えて…。「分かりにくいから絶対やり直せ」などの乱暴な言い方、TPOや自分の立ち位置を考えない言い方は、チームの雰囲気を悪くするだけでなく、あなた自身のマイナスになります。

 

なぜなら、組織の雰囲気を悪くするというマイナスを生み、品位もなく最適な言葉使いもできないような人間であるという評価を周りからされ、信用を失う結果、あなたに頼る人も減り、あなたの案を聞く人も減り、あなたとやりとりを重ねてくれる人とその価値ある時間を減らすことになるからです。

 

学生の組織の欠点が作用し、コミュニケーションが思うようにとれない場もあると思います。大学生はとくに、時間割や登校日もばらばら、長期休暇は集まる機会もない。

 

会社の職場の同僚なら平日毎日会いますが、学生はそうもいかないことから、通常会社で上司が部下と取るような、毎日少しずつのコミュニケーションが取れない可能性もあります。

 

その結果、コミュニケーションがおろそかになる事例を、そしてその結果「手遅れ」になる事例を私は数多く見てきました。

 

連絡を取りたい人に会えないときには、電話をすべきだと、私は思います。遠くにいても、忙しくて電車に乗り面会場所までいく時間が取れないという人も、1日の中で5分、15分と電話をする時間が取れないほど忙しいでしょうか?おそらくハードルは下がるはずです。

 

電話は集団でも、1対1でもよいです。無料のグループ通話も可能になってきています。異性やあまり話したことのない人だと気が引けるかもしれませんが、SNSの文字情報は、以下のような欠点があります。

 

文章力の差もあり誤解が生まれる
語調が強くなりがちなゆえにけんかになりやすい・悪い印象を与えやすい

打つのに時間がかかる

 

以上の理由から、私は短い文章のときしか、SNSの文字情報の活用はおすすめしません。

 

私はなにかと気づいた点について長文でLINEを送る癖があったのですが、多くの場合、口調が強い、読む気が失せる、けんかになる、誤解を与える、もしくは自分が送った長さに対して相手が返事を打つときに文章を考えるのに時間がかかるなど、良い経験があまりありません。

 

なかなかお互いに合う時間が取れない人がいる場合は、時間を決めて、しっかり電話でもよいので話しをすることをおすすめします。SNSによる短い限られたコミュニケーションでは、認識の差があったり、何時間か既読がつかずやりとりにタイムラグが生まれ、お互いが情報の不足によりいらいらすることもあります。

 

もやもや考えているよりも実際に電話で話してみた方が、意外にわだかまりがとけることも多いものです。

 

 このような現状はありますが、ある意味仕組みの整っていない上記の環境下でサバイブすることは、自分自身の糧になります。コミュニケーションにより必要な分業を自ら考え体現し、自然に仕事上求められるコミュニケーション力や、自ら考え動く力を育成していって下さい。