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報連相とは?大学生が身につけたいホウレンソウ(報告・連絡・相談)を解説。ビジネススキルとしても重要

 

大学生が身につけたいホウレンソウとは?委員会やインターン、バイト、サークルにおいても、求められてくることです。言葉は聞いたことはあるが、実際は体感してみないと分からないことの多いこのホウレンソウ。この記事では、その大切さについて記します。

ホウレンソウ(報告連絡相談)とは?

大学生と言えども、バイトをしたり、サークルでのイベントなどのときに非常に重要になってくるのがコミュニケーション能力です。コミュニケーションとは要するに「お互いの意志をスムーズに伝達し合う」ということです。

このコミュニケーションに当たって最重要ともいえる要素は「ホウレンソウ(報告連絡相談)」です(以下ホウレンソウと記します)。

ホウ(報告)とは、「事実や自分が行った事の経緯を相手に伝えること」です。レン(連絡)とは「関連する事項についてお互いに知らせ合う」ということです。「お互いに」という点がポイントです。ソウ(相談)とは「問題の解決したい時や自分の行動を決めかねる時に相手の意見を求める」ということです。

ホウレンソウがなぜ重要なのか

ホウレンソウがなぜ重要なのか、その理由は6つあります。

自身の悩みの解消が早くなる

悩んでいる時に一人であれこれ考えていると、考えが堂々めぐりしてしまって一向に前に進まないことがあるでしょう。それは自分の中に解決のためのアイディアのもとになるものがないからです。

そのような時こそ、人の知恵を借りる必要があります。同じ悩みを抱えていたことがある人だったら解決策をすぐに教えてくれるでしょう。かつて同じような悩みを相談された経験がある人も同じです。

つまり、ホウレンソウをするということは人の知恵を借りられるということであり、結果として自分の悩みも小さいうちに解決できるということです。

疑問点の解消が早くなり結果として仕事が早く進む

疑問が生じたらすぐ人に聞く人というのは、結果として仕事を覚えるのも早いです。なぜなら、疑問点をそのままにして仕事をするのは時間の無駄だからです。「聞くは一時の恥」というように、わかっている人に聞けばすぐに疑問は解決します。要するにホウレンソウをマメにするという事は、時間の有効活用につながるということです。

進捗状況が良く見えるようになる

仕事には目標がつきものです。そして目標とはゴールです。ゴールに向かうには、ゴールとプロセス(過程)をきちんと把握する必要があります。プロセスとはすなわち進捗状況です。

仕事においては、今何がどうなっているのかを把握しておくことは非常に重要です。なぜなら、テンプレートのように型どおりに進むということはほとんどないため、臨機応変に対応する必要があるからです。

臨機応変に対応するには、常に自分の現在位置を把握しておく必要があります。ホウレンソウによって常に他人(上司や仲間など)の意見に触れ、客観的な視点を確認しておけば、いざというときでも落ち着いて対処する事ができます。

例えば営業の仕事でも、「今月の目標がいくら」というゴールに向かっていく自分の考え方や行動などを常にホウレンソウしておけば、万が一間違った方向に進んでいたとしても上司や同僚が修正してくれます。結果として目標達成できる可能性が大きくなる、ということです。

トラブルの早期解決ができる

ホウレンソウを徹底するとトラブルの発見が早くなります。結果として「トラブルの芽を摘み取る」という言葉通り、トラブルが小さいうちに解決できます。なぜなら、ホウレンソウをするということは、「一つのものを違った視点で見てもらう」ということにつながるからです。

トラブルというのは往々にして、自分勝手な思い込みによって生じます。自分勝手な思い込みとは、自分だけの一つの視点でしか見ていないということです。

例えばあるお客さんが「一週間以内に届けてくれればいいよ」と言ったとします。自分としては一週間後に届ければいいのだと考えたとしても、上司にそのお客さんの発言内容を報告したら「遅くとも一週間以内という意味合いだろうから、最短で届けるように段取りせよ」という指示になることもあるでしょう。

このように言葉の解釈一つをとっても、人にホウレンソウすることによって最も妥当な対処をする事ができます。結果としてトラブルを未然に防いだり、大事(おおごと)にせずに済ます事ができるということです。

フィードバックを得てより自分のスキルが高まる

ホウレンソウをすると、相手から何かしらの「反応」を得る事ができます。なぜなら、ホウレンソウとは究極的には相手の意志の確認であると言えるからです。特に相談は相手に反応を求める働きかけです。

報告や連絡も、自分からの発信に対して相手が「OK」とか「その件に関しては○○と言っておいたけどどうなってる?」などの反応があります。この反応があることによって、自分のしたことの漏れに気づいたり、より良い対応やアイディアが出てくるようになります。

例えば、自分の営業成績が伸び悩んでいる時、先輩や同僚に「今自分の状況はこうで、こういうやり方を試しているんだけど上手くいかない」という相談をすれば「そのやり方よりこの方が上手くいく確率が高いよ」などと具体的なアドバイスがもらえたり、「俺だったらこうしてみるけど」などと全く違う視点のアドバイスももらうことができます。

これらは言ってみればフィードバックです。このフィードバックがあることによって自分の対処法やアイディアが洗練されていくということです。

質問する力や要約する力が高まる

ホウレンソウのスキルが向上すると、話をするのがうまくなります。すなわち、質問力や要約して伝えるスキルが身につきます。

ホウレンソウをするには、自分の言いたいことが相手に的確に伝わるようにしなければなりません。そのためには伝えるべきことに優先順位をつけ、重要な点を抽出し、それを相手に短時間で伝わるような言葉で表現する必要があります。

なぜなら、特に仕事においては時間は重要であり、上司もお客さんも冗長で何が言いたいのかがすぐに分からない話を聞いている暇がないからです。

これは自分を聞く立場に置いてみるとよく解るでしょう。話が長くてあちこち飛ぶ人というのは「何かウザい」という印象を抱きます。訳の分からない話をゆっくり聞いてる暇はないんだが、という気持ちになります。それと同じです。

ホウレンソウをうまくできないときに待っている現実とは

ここではホウレンソウがうまくできなかった具体例をいくつか挙げてみましょう。

納期に関するホウレンソウ

例えば納期に関して、何らかのトラブルで約束の納期に大幅に遅れてしまいそうになったとしましょう。このような時な真っ先にお客さんに連絡を入れ、納期が遅れる報告といつまで待てるかを相談する必要があります。

しかし「何となく連絡しにくいな」と考えてホウレンソウを怠り、先延ばしにすればするほど、お客さんに大変な迷惑がかかります。なぜならお客さんは当初の約束どおりの納期に合わせてその後の仕事をスケジューリングしているからです。

早めに連絡をしておけば、お客さんは小言を言うかもしれませんが、スケジュールの変更などの対処をしてくれるでしょう。しかし何のホウレンソウもしないまま約束の納期が来てしまった場合にはお客さんに大きな迷惑がかかるばかりか、下手をすると自社の賠償問題にも発展しかねません。なぜなら納期というのは契約の一内容であり、それが守れなかった場合は債務不履行責任を問われることになってしまうからです。

身近な例でいうと身体の体調不良

また、身近な例でいうと身体の不調です。病気は早期発見が大切だ、というのはよく言われることです。これもある意味ホウレンソウによって導かれると言えます。

例えば「最近どうも胃のあたりが重くて食欲がないんだよな」と感じたとたら、早めに病院に行ってお医者さんに相談するのが得策です。相談の結果、単に疲れているだけかもしれませんし、何かの病気かもしれません。まさに上の方でお話しした「自身の悩みの解消が早くなる」「疑問点の解消が早くなり結果として仕事が早く進む(この場合は生活が快適になる)」「トラブルの早期解決ができる」などの効果が期待できます。

 

このように、ホウレンソウというのは円滑なコミュニケーションには欠かせないものです。そして自分のスキルと組織内での自分の価値をを高める事ができます。

特にマイナス情報のホウレンソウは迅速に行う必要があります。昨今の企業の不祥事は「マイナス情報を隠す」ことによって引き起こされているものがほとんどです。つまり、ホウレンソウとは透明性を高め、風通しを良くするための手段でもあるといえるでしょう。